Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Bảo hành Điện tử dành cho Đại lý AOZOOM VIỆT NAM

Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, kinh doanh và Marketing. MT GROUP đã xây dựng một Hệ Thống Bảo Hành Điện Tử ( BHDT) với những mục tiêu như sau:

- Quản lý khách hàng với chi phí 0 đồng;

- Quy trình vận hành nhanh chóng;

- Liên kết, tương tác nhanh và tiết kiệm thời gian;

- Quản lý mọi lúc mọi nơi bằng Internet;

- Bảo mật tuyệt đối;

- Thống kê thông minh, báo cáo hữu ích cho hoạt động kinh doanh.

Với hệ thống BHDT này, MT GROUP có thể chủ động nắm rõ thị trường và quản lý dữ liệu khách hàng. Để có phương án kinh doanh, Marketing hiệu quả theo từng giai đoạn cũng như chủ động các giải pháp chăm sóc khách hàng sau bảo hành. Cùng AOZOOM VIỆT NAM tìm hiểu chi tiết Hướng dẫn sử dụng hệ thống BHDT dành cho các Quý Đại lý AOZOOM.

>>> Có thể bạn muốn xem thêm: Đánh bóng đèn pha ô tô sáng, đẹp như mới

Hệ thống BHDT hỗ trợ gì cho đại lý?

Hệ thống BHDT MT GROUP giúp Đại lý theo dõi được hoạt động kinh doanh các sản phẩm đèn tăng sáng AOZOOM tại cửa hàng một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

- Quản lý kho và hàng hóa dễ dàng với con số chính xác.

- Quản lý thông tin bảo hành, sản phẩm lỗi và sản phẩm thay thế rõ ràng.

- Quản lý dữ liệu và trao đổi với NPP nhanh chóng, tiết kiệm thời gian nhập hàng.

- Thống kê, báo cáo giúp đại lý có những chiến lược kinh doanh tốt nhất.

- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, Marketing cho cả NPP Đại lý và MTG.

Tài khoản BHDT

Tài khoản BHDT của Đại lý sẽ được tạo và cấp bởi Admin của MT GROUP sau khi đại lý cung cấp Email người đăng nhập.

Đăng nhập hệ thống BHDT MT GROUP

Đăng nhập hệ thống bảo hành điện tử MT GROUP

Bước 1: Truy cập link https://baohanh.mtgroupvn.com/ để đến trang bảo hành điện tử của MT GROUP

Bước 2: Điền các thông tin gồm:

- Tên đăng nhập hoặc email;

- Mật khẩu.

Các thông tin này sẽ do MT GROUP cung cấp cho Đại lý

Bước 3: Nhấn phím enter hoặc bấm đăng nhập để truy cập vào hệ thống bảo hành điện tử.

Đổi mật khẩu

Sau lần đăng nhập đầu tiên, Đại lý vui lòng đổi mật khẩu để đảm bảo tính riêng tư cho tài khoản.

Bước 1: nhấn vào tên tài khoản trên góc phải màn hình và chọn “Đổi mật khẩu”.

Đổi mật khẩu tài khoản đại lý

Bước 2: Điền thông tin mật khẩu cũ và mới sau đó nhấn “Đổi mật khẩu”

Lưu ý:Trường hợp Đại lý quên mật khẩu, vui lòng liên hệ NPP hoặc MTG để được hỗ trợ.

Xác nhận đổi mật khẩu tài khoản đại lý

Các mục quản lý của Đại Lý trong Hệ thống BHDT MT GROUP
Đại lý có 4 hạng mục quản lý chính bao gồm:

- Quản lý hàng hóa: đại lý quản lý các mã serial được NPP cung cấp;

- Quản lý bảo hành: đại lý thực hiện quy trình bảo hành cho khách và cập nhật tình trạng bảo hành lên hệ thống;

- Báo cáo: hệ thống BHDT MT GROUP hỗ trợ Đại lý theo dõi lại tần suất bán hàng tại cửa hàng qua từng khoảng thời gian cụ thể;

- Tin nhắn: theo dõi các tin nhắn chăm sóc khách hàng đực hệ thống BHDT MT GROUP gửi đi sau khi kích hoạt BH.

Chức năng và nhiệm vụ của đại lý trong hệ thống BHDT MT GROUP

Trang chủ
Trang chủ là nơi báo cáo các dữ liệu hiện tại của cửa hàng, giúp Đại lý kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn với các thông số:

- Tổng số serial: là tổng số lượng sản phẩm được cấp bởi NPP cho đại lý đang nắm giữ;

- Số serial đã kích hoạt: là các sản phẩm đã được bán ra và kích hoạt bảo hành cho khách hàng;

- Số serial chưa kích hoạt: là số lượng sản phẩm còn lại trong kho;

- Số Serial đổi trả: là số lượng sản phẩm đã bảo hành;

- Số Serial thu hồi: là những Serial sau khi bảo hành được MT GROUP thu hồi và đổi mới cho Đại lý;

- SMS: là số lượng tin nhắn xác nhận kích hoạt BH gửi tới khách hàng.

Giao diện báo cáo tình trạng thực của cửa hàng

Báo cáo số lượng bảo hành ( bán ra) theo ngày

Báo cáo số lượng bảo hành ( bán ra) theo ngày

Báo cáo số lượng bảo hành ( bán ra) theo tháng

Báo cáo số lượng bảo hành ( bán ra) theo tháng

Đại lý có thể kiểm tra các thông tin này hằng ngày để nắm rõ tình hình hoạt động của cửa hàng. Với số Serial thu hồi đại lý có thể biết được đang có bao nhiêu xe chờ bảo hành trong ngày.

Quản lý hàng hóa

Trong phần này, Đại lý sẽ theo dõi những sản phẩm mình đang có, thông qua các số Serial sản phẩm.

Serial sản phẩm

Serial là 1 dãy số và chữ được khắc laser trên thân sản phẩm, 1 số Serial tương đương với 1 sản phẩm. Đại lý dùng số này để làm phiếu bảo hành cho khách hàng sau khi lắp đặt.

Trang quản lý hàng hóa

Đến với trang Serial sản phẩm có 4 khu vực chính Quý Đại lý cần nắm:

1. Bảng thống kê các serial sản phẩm đại lý đang nắm giữ cùng các thông tin liên quan:
Thông tin đại lý: Tên Đại lý và NPP cung cấp

Thông tin Serial:

- Serial: là số serial được khắc laser trên sản phẩm

- SPKD ( sản phẩm kinh doanh): mã sp / tên sản phẩm

- Ngày bán: là ngày sản phẩm giao tới đại lý

Bảng thông tin Serial

2. Trạng thái sản phẩm

Tại cột “Trạng thái” sẽ thể hiện tình trạng thực tế của sản phẩm:

- Chưa kích hoạt: Hàng đang ở trong kho đại lý, chưa bán, chưa bảo hành;

- Đã kích hoạt: Sản phẩm đã bán, đã kích hoạt bảo hành;

- Đã thu hồi: Sản phẩm bị bảo hành được MT GROUP thu hồi và đổi mới;

- Đã đổi trả: Sản phẩm bị hư và bảo hành thành công;

- Đã khóa: Sản phẩm bị khóa không thể bán và kích hoạt bảo hành.

Trạng thái sản phẩm

3. Khóa sản phẩm

Tính năng khóa sản phẩm chỉ dành riêng cho Đại lý, khi Đại lý muốn tạm ngưng bán một sản phẩm nào đó. 

Hành động thay đổi trạng thái này sẽ giúp các nhân viên khác trong cửa hàng nắm được thông tin và ngưng bán sản phẩm đó đúng lúc.

Bấm vào biểu tượng khóa sản phẩm

Bấm xác nhận để khóa sản phẩm

4. Chức năng tìm kiếm và xuất file

Tại đây, Đại lý có thể

- Tìm thông tin của từng Serial;

- Lọc mã sản phẩm;

- Kiểm tra thời gian nhập hàng;

- Kiểm tra trạng thái bảo hành;

- Nhấn Export để xuất file Ex bảng thông tin biên dưới.

Chức năng tìm kiếm trong Serial sản phẩm

Quản lý bảo hành

Trong mục này sẽ có những thao tác Kích hoạt bảo hành – Yêu cầu bảo hành – cập nhật tình trạng bảo hành.

D/s kích hoạt bảo hành

Trang danh sách kích hoạt

Đây là trang Tạo phiếu BH – Quản lý danh sách phiếu BH – Kiểm tra thông tin phiếu BH

1. Danh sách thông tin các phiếu BH gồm

Serial: là số serial được khắc laser trên sản phẩm

Model: mã sp / tên sản phẩm

Thông tin khách hàng: người mua sản phẩm

- Tên: 

- Số điện thoại: 

- Biển số xe: 

- Dòng xe: 

- Đời xe:

Tỉnh/Thành phố:

TT Kích Hoạt: thời hạn bảo hành của sản phẩm

- Ngày kích hoạt: 

- Ngày hết hạn:

- Đại lý kích hoạt:

- Nhà phân phối:

Bấm vào mã số Serial màu xanh để coi hình ảnh chi tiết

Bảng danh sách phiếu BH

Hình ảnh sản phẩm trong phiếu bảo hành

2. Kiểm tra và xuất file thông tin bảo hành

Chức năng tìm kiếm trong danh sách kích hoạt

Đại lý thêm các thông tin cần kiểm tra vào các ô tương ứng để kiểm tra thông tin phiếu BH. Ngoài ra Đại lý có thể xuất file Ex các thông tin mới tìm kiếm hoặc toàn bộ danh sách bằng nút “Export”.

3. Tạo kích hoạt bảo hành

Tính năng này dành cho những khách hàng lắp sản phẩm mới cần được bảo hành.

Đại lý lưu ý chụp hình xe sau khi lắp xong để đưa lên phiếu bảo hành.

Bước 1: tại trang DS Kích Hoạt Bảo Hành, bấm vào nút “ Tạo kích hoạt bảo hành”

Tạo kích hoạt bảo hành

Bước 2: điền thông tin sản phẩm và thông tin chủ xe lên form đăng ký.

Điền thông tin kích hoạt bảo hành

Bước 3: kiểm tra lại thông tin và nhấn “Kích hoạt bảo hành”

Lưu ý:

- Những thông tin có dấu (*) đỏ bên cạnh là những thông tin bắt buộc cần phải đưa vào;

- Đối với mã Serial nếu nhập mã không có hoặc khác với danh sách Serial sản phẩm đang có, sẽ không thể kích hoạt phiếu bảo hành;

- 2 mã Serial phải và trái, chỉ cần nhập 1 trong hai nếu khách chỉ lắp có 1 bên đèn.

Yêu cầu bảo hành

Đại lý tạo phiếu Yêu Cầu Bảo Hành dựa trên số Serial đã kích hoạt trên hệ thống, thực hiện bảo hành cho khách hàng và cập nhật hoàn thành việc bảo hành lên hệ thống.

Việc này giúp MT GROUP biết được mã Serial sản phẩm đó bị lỗi gì và tiến hành thu hồi cho Đại lý.

Trang yêu cầu bảo hành

Quy trình bảo hành gồm:
Bước 1: Đại lý nhận được yêu cầu bảo hành từ khách hàng

Đại lý nhấn vào “Tạo yêu cầu bảo hành” tại vị trí số 1 trên giao diện trang “Danh Sách Yêu Cầu Bảo Hành”
Bước 2: Đại lý điền phiếu yêu cầu bảo hành với số Serial sản phẩm khách muốn bảo hành

Nhập thông tin yêu cầu bảo hành

Mã Serial yêu cầu bảo hành phải có trong “danh sách kích hoạt”, sau khi điền xong, thông tin khách hàng sẽ tự động hiện lên trong các ô còn lại.

Lưu ý: Đại lý hãy kiểm tra sản phẩm của khách hàng trước khi tạo yêu cầu bảo hành. Đại lý hãy ghi rõ và cụ thể lỗi bảo hành là gì. Để MT GROUP có thể nắm bắt và quản trị rủi ro tốt hơn.

Danh sách yêu cầu bảo hành

Sau khi tạo yêu cầu bảo hành, hệ thống sẽ cập nhật lên bảng “Danh sách Yêu cầu Bảo hành” với trạng thái đang bảo hành.

Bước 3: Đại lý thực hiện thi công đổi sản phẩm mới cho khách. Sau khi thi công xong, Đại lý vui lòng cập nhật thông tin mới lên hệ thống.

Cập nhật trạng thái bảo hành

Tại cột “Hành Động” Đại lý cập nhật trạng thái bảo hành tại nút vàng “Đổi sản phẩm”

Cập nhật Serial sản phẩm mới

Đại lý nhập số Serial sản phẩm mới lắp thay thế cùng ghi chú. Sau khi đổi trả hệ thống tự động cập nhật Serial mới lên phiếu bảo hành.

Trạng thái Serial cũ đã thay đổi

Kết quả bảo hành là số Serial sản phẩm cũ đã được đổi sang Serial sản phẩm mới.

Nhấn hoàn thành để hoàn tất việc bảo hành

Thu hồi sản phẩm

Đây là danh sách các sản phẩm Đại lý Đã Bảo Hành và được MT GROUP Thu Hồi. Dựa trên danh sách này, MT GROUP sẽ đổi lại sản phẩm mới cho Đại lý.

Danh sách này chỉ xuất hiện khi MTG đồng ý Thu Hồi các Serial nằm trong danh sách “Đổi Sản Phẩm” của Đại lý.

Trang thu hồi sản phẩm

Đổi sản phẩm

Là trang kết quả của “Yêu cầu bảo hành” với danh sách các mã Serial sản phẩm cũ bị lỗi và mã Serial sản phẩm mới thay thế. Danh sách được cập nhật từ trang “Danh Sách Yêu Cầu Bảo Hành”.

Trang đổi sản phẩm

Báo cáo

Cho phép Đại lý theo dõi hoạt động bảo hành của cửa hàng theo từng ngày hoặc từng quý trong năm.

Thống kê

Báo cáo số lượng sản phẩm và bảo hành theo ngày.

Thống kê ngày

Tính năng tìm kiếm báo cáo ngày

Thống kê theo quý

Báo cáo hàng hóa và hoạt động bảo hành của cửa hàng theo từng quý trong năm.

Thống kê theo quý

Lịch sử SMS

Là danh sách các tin nhắn kích hoạt bảo hành, thông báo bảo hành, được gửi tới khách hàng.

Lịch sử tin nhắn

Trạng thái tin nhắn:

Thành công: tin nhắn đã gửi đến khách hàng

Thất bại:

Vì mỗi mã serial sẽ tương ứng với một tin nhắn gửi về cho khách. Nên khi lắp 1 bộ Bi tương ứng với 2 mã serial sẽ có 2 tin nhắn gửi cho khách hàng. 
Nhưng để tránh việc gửi tin nhắn nhiều như vậy. Với những khách hàng lắp 1 bộ bi thì hệ thống sẽ báo 1 tin nhắn thành công và 1 tin nhắn thất bại. Áp dụng cho các trường hợp lắp 3,4 bộ cũng như vậy.

Hướng dẫn sử dụng hệ thống BHDT MT GROUP trên điện thoại

Để hỗ trợ Đại lý có thể quản lý và thực hiện công việc từ xa, MT GROUP đã tối ưu hệ thống BHDT sử dụng cho các thiết bị di động.

Với giao diện sử dụng trên điện thoại, Đại lý sẽ có những thông tin sau:

- Trang chủ: giống như với trang chủ phiên bản PC, đây là nơi Đại lý kiểm soát hàng hóa của cửa hàng;

- Kích hoạt bảo hành sản phẩm: Đại lý có thể kích hoạt bảo hành cho khách hàng ngay từ xa;

- Yêu cầu: đây là trang tạo yêu cầu bảo hành cho khách hàng;

- Đổi trả: đây là trang cập nhật kết quả bảo hành của các Yêu cầu đã tạo.

Trang chủ và trang kích hoạt bảo hành trên điện thoại

Trang yêu cầu bảo hành và trang đổi trả trên điện thoại

Trên đây là hướng dẫn bảo hành điện tử của MT GROUP. Rất mong quý Đại lý có thể hợp tác cùng tham gia hệ thống bảo hành để có được những lợi ích cao nhất.

Cảm ơn bạn đọc!

AOZOOM VIỆT NAM